Descobre as 10 ferramentas de software onde as PMEs portuguesas mais perdem dinheiro todos os meses. Padrões de desperdício, valores reais e soluções práticas.
O Rui tem uma consultora de engenharia em Braga. Oito pessoas, clientes industriais, projectos que duram meses. Num almoço com outro empresário, a conversa caiu nos custos de software. "Nós devemos gastar uns 300 euros por mês, é o normal", disse o Rui. No dia seguinte foi ver. Eram 640 euros.
Não era um problema de uma ferramenta cara. Era o efeito de dez pequenas decisões más acumuladas ao longo de dois anos: o plano errado do Microsoft 365, a subscrição individual do Canva que três pessoas pagavam sozinhas, o Slack Pro que ninguém usava a sério. Dez ferramentas, dez fugas. O Rui não é excepção — é o caso típico da PME portuguesa que nunca parou para olhar para o lado silencioso da facturação.
Abaixo estão as dez ferramentas onde vemos as PMEs a perder mais dinheiro. Não são as mais caras. São aquelas onde o desperdício é tão normalizado que ninguém questiona.
É a ferramenta mais universal. E a campeã do desperdício. O padrão clássico: contrataram o plano Business Standard (12,50 €/mês por utilizador) quando o Business Basic (6 €/mês) chegava perfeitamente. O Standard inclui as aplicações desktop do Office, mas a maior parte das pessoas usa o Word e o Excel no browser. Resultado: estás a pagar o dobro por funcionalidades que a tua equipa nunca instalou.
Solução: audita que funcionalidades a equipa usa de facto. Para muitos, o Basic chega. E verifica sempre o admin center — é lá que moram as licenças atribuídas a ex-colaboradores.
O Adobe CC custa cerca de 60 €/mês por licença individual. Mas se duas ou três pessoas da equipa precisam de Photoshop ou Illustrator, estás a deixar dinheiro na mesa. O plano de equipa começa nos 80 €/mês por pessoa e inclui armazenamento partilhado, bibliotecas e gestão de licenças — que é exactamente o que falta quando cada um tem a sua conta.
Solução: se há mais de duas pessoas a usar Adobe, consolida num plano de equipa. E verifica se a Figma (a seguir) não substitui algumas dessas licenças.
O Slack gratuito guarda 90 dias de histórico. Para a maioria das PMEs, isso é suficiente. Mas muitas contratam o plano Pro (7,25 €/mês por utilizador) porque acham que precisam do histórico completo. A verdade: quando foi a última vez que procuraste uma mensagem com mais de três meses?
Solução: revê se o histórico ilimitado é mesmo usado. Se não for, desce para o Free e guarda o que interessa noutro lado. Nove euros por pessoa não parece muito — até multiplicares por oito.
O Notion vicia. Isso é bom e mau. O que acontece é que uma pessoa cria um workspace para a equipa, outra cria o seu próprio para notas pessoais, e uma terceira convence-se de que precisa de um plano pago para um template qualquer. No fim, tens três contas quando uma chegava.
Solução: centraliza. Um workspace de equipa (10 €/mês por pessoa) cobre tudo. E verifica se não há membros pagos que já não estão activos — o Notion cobra por membro, não por utilizador activo.
O Canva Pro custa 12 €/mês. Parece pouco. Mas quando três pessoas pagam individualmente, são 36 €. O Canva para equipas custa 10 €/mês por pessoa — e inclui funcionalidades de colaboração que as contas individuais não têm. Isto é tão comum que já virou piada interna entre designers: "quantas contas de Canva tem a tua empresa?"
Solução: cancela as individuais e centraliza num plano de equipa. O Canva até permite transferir designs entre contas, por isso não perdes nada.
Muitas PMEs portuguesas usam Google Workspace. Todas já pagam o Meet — está incluído em qualquer plano do Workspace. Mas por hábito ou inércia, continuam a pagar o Zoom (13 €/mês). Para quem precisa de webinars ou salas de espera longas, o Zoom justifica-se. Para reuniões normais de equipa, não.
Solução: testa o Meet durante um mês. Se ninguém sentir falta do Zoom, cancela. O dinheiro que sobra paga outro Workspace.
Outro clássico do Google Workspace: pagar Dropbox (10 €/mês) quando o Drive já está incluído. O Dropbox foi pioneiro e há equipas que nunca o largaram. Mas se usas Workspace, estás literalmente a pagar duas vezes pela mesma coisa. O Drive tem partilha, sincronização e histórico de versões.
Solução: migra as pastas partilhadas para o Drive, avisa a equipa com uma semana de antecedência, cancela o Dropbox. O Google Takeout facilita a migração.
O HubSpot grátis é fantástico. O problema começa quando alguém activa um plano pago para uma funcionalidade específica — e depois nunca mais lhe toca. O Sales Hub (45 €/mês por utilizador) tem relatórios que metade das PMEs nunca abriu. O Marketing Hub é pior: funcionalidades de automação que exigem um esforço de configuração que nunca acontece.
Solução: audita o que está activo no teu portal. Cancela os hubs pagos que não mostram uso nos últimos três meses. O CRM gratuito do HubSpot já cobre 80% das necessidades de uma PME.
A Figma cobra por editor (12 €/mês). O problema: quando um designer sai da empresa, a licença fica activa até alguém se lembrar de a desactivar. Como o Figma não é uma despesa que apareça no extrato com clareza, pode ficar meses a cobrar por alguém que já está noutra empresa.
Solução: acede ao admin dashboard do Figma e revê a lista de editores. Remove qualquer conta que já não pertença à equipa. Se tens freelancers pontuais, muda para o plano gratuito e convida-os como viewers.
O mais recente da lista. E o que mais cresce. ChatGPT Plus (20 €/mês), Claude Pro (20 €/mês), Gemini Advanced (20 €/mês), Perplexity Pro (20 €/mês). Com quatro pessoas na equipa, cada uma com a sua preferida, a factura dispara. O problema aqui não é a ferramenta — é a dispersão. Ninguém precisa de quatro subscrições de IA.
Solução: escolhe uma para a equipa e partilha. O ChatGPT tem o plano Team (25 €/mês por pessoa) que permite partilhar conversas e templates. Ou escolhe uma só e mantém as restantes no plano gratuito.
O Rui, depois daquele almoço, passou uma tarde a rever as dez ferramentas da lista. Cancelou o Zoom e o Dropbox. Desceu o Slack para Free. Consolidou o Canva e o Notion. No final, a factura mensal passou de 640 € para 390 €. Não perdeu uma única funcionalidade que a equipa usasse de facto.
O padrão repete-se: o problema nunca é uma ferramenta em particular. É a soma das pequenas decisões que ninguém reviu. O dinheiro não desaparece num rombo — desaparece em dez gotas pequenas que ninguém vê.
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