Faz uma auditoria completa ao software da tua PME em 30 minutos. Guia prático com 5 passos para encontrares subscrições esquecidas e duplicadas.
Na semana passada, o Miguel estava a rever os extratos da empresa dele e encontrou um débito de 49 € de uma ferramenta qualquer que ninguém usava há meses. Não era a primeira vez. Na verdade, era a terceira vez em seis meses que lhe acontecia o mesmo. E o Miguel não é distraído — é dono de uma empresa de arquitetura com 11 pessoas, factura bem, está em cima do negócio. Mas ninguém lhe ensinou a gerir o lado silencioso do orçamento: o software que se acumula.
Ferramentas que entraram para um projeto e nunca mais saíram. Trials que deviam ter sido cancelados. Duas pessoas a pagar pela mesma subscrição sem saberem. Isto não é cenário de filme, é o dia a dia de qualquer PME portuguesa com mais de cinco pessoas. E o pior é que o problema cresce sozinho — cada novo colaborador, cada novo projeto, cada cartão de crédito partilhado é mais uma porta aberta para o dinheiro ir desaparecendo sem ninguém dar conta.
A boa notícia: resolver isto não é um bicho de sete cabeças. Com 30 minutos do teu tempo e um método simples, consegues ter uma fotografia real do que a tua empresa paga em software todos os meses. E provavelmente vais encontrar coisas que te fazem franzir a testa.
Aqui vai o processo.
Começa pelo mais óbvio: pede a cada pessoa da equipa que liste as ferramentas que usa no dia a dia. Isto parece trabalho de casa da primária, mas é o passo mais revelador. Vais descobrir que a pessoa do marketing usa uma ferramenta de email que a pessoa de vendas também paga noutra conta. Ou que há três pessoas com subscrições individuais do Canva quando um plano de equipa custava metade.
Depois vai aos emails e procura por palavras como "invoice", "receipt", "fatura", "subscription", "renewal", "trial". É aí que mora o que foi contratado, renovado ou simplesmente esquecido. E não te esqueças dos cartões de crédito da empresa: cada extrato bancário é uma cápsula do tempo daquilo que foi subscrito e abandonado.
No final deste passo deves ter uma lista. Vai ser maior do que esperas. Não te assustes.
Agora pega na lista que fizeste e põe-na ao lado dos extratos dos últimos três meses. O objetivo aqui é simples: perceber o que está a ser cobrado que não está na lista de ninguém. Acredita, vai haver.
Ferramentas que foram contratadas por um colaborador que já saiu da empresa há seis meses. Subscrições anuais que renovaram automaticamente sem aviso prévio. Pequenos valores que individualmente não assustam — 12 € aqui, 19 € ali — mas que somados ao fim do ano são um rombo.
Se usas vários cartões ou contas para pagamentos de software (PayPal, conta bancária, cartão de crédito), este passo é ainda mais importante. A dispersão de meios de pagamento é a maior aliada do desperdício.
Este é o passo onde a poupança aparece. Com a lista consolidada, procura:
Nas PMEs com quem falámos — empresas de 3 a 15 pessoas, como a tua — é comum encontrar entre 15% e 30% de gastos duplicados ou desnecessários. Não é um exagero. É o que os números mostram.
Já sabes o que tens e o que sobra. Agora organiza. Sugiro três categorias simples:
Para cada uma na categoria "renegociar", marca na agenda 15 minutos para contactar o fornecedor. Não subestimes o poder de um email a dizer "estou a rever os nossos custos e queria perceber se há flexibilidade no plano atual". Funciona mais vezes do que pensas.
A auditoria resolve o problema de hoje. Mas o que impede o problema de voltar daqui a três meses? Nada — a não ser que cries uma rotina.
Define uma pessoa responsável por aprovar novas subscrições. Não precisa de ser o fundador para sempre, mas alguém tem de ter a palavra final antes de se passar um cartão. Marca uma recorrência trimestral no calendário para repetir este processo — 30 minutos a cada três meses é um seguro baratíssimo contra o desperdício. E documenta o que tens. Uma simples folha de cálculo partilhada com a lista de ferramentas ativas, custo mensal e quem as usa já faz uma diferença enorme.
A verdade é simples: o software é provavelmente a segunda ou terceira maior despesa operacional da tua empresa — a seguir a pessoas e escritório. Mas ao contrário dos salários e da renda, o software tende a ser gerido com muito menos atenção. É compreensível: ninguém abre uma empresa para ser gestor de subscrições. Mas ignorar o problema não o faz desaparecer, só o torna mais caro.
Se chegaste até aqui e reconheceste a tua empresa em algum destes parágrafos, o primeiro passo já está dado: ganhaste consciência do problema. O segundo passo são 30 minutos do teu tempo. Não precisas de uma ferramenta nova para começar — um bloco de notas e o extrato bancário chegam.
Mas se quiseres que o processo seja mais rápido da próxima vez, o Klaxo Business automatiza grande parte disto. Detecta duplicações automaticamente, centraliza todas as subscrições da empresa num sítio só e ajuda-te a manter o controlo sem teres de te lembrar de fazer a auditoria de três em três meses. Podes experimentar gratuitamente durante 14 dias, sem compromisso. Pede acesso antecipado aqui: https://form.typeform.com/to/FClmuFNN
O Miguel, o tal arquiteto do início, fez a auditoria num sábado de manhã. Demorou 28 minutos e encontrou 143 € mensais que não precisava de estar a pagar. Este mês, esse dinheiro já não saiu da conta.
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